עניין זה נובע בעיקר מהסיבה שכמות המידע שיש לנו לגבי הפרויקט היא נמוכה , ולמרות נתון זה רובנו נוטים לקבל החלטות חשבות בצמתי דרך חשובים לאורך תהליך הבניה /או השיפוץ .מרוב "ערפל " קשה לנו לזהות את הנתיב הקריטי , מתקדמים בהתאם לפי "התוכניות והמשאבים " אך לא מודעים כי במעשינו אנו מעכבים את הפרויקט .
מבוא.
רוב פרויקטי הבניה ו/או השיפוצים מאופיינים בחריגות הן מהתקציב והן בזמן הביצוע , כאשר חריגה בזמן הביצוע גורמת באופן ישיר לעלויות בלתי מתוכננות למרות שבתחילה הכל נראה לנו "ורוד" אפשרי לביצוע בעליות ובזמן .
עניין זה נובע בעיקר מהסיבה שכמות המידע שיש לנו לגבי הפרויקט היא נמוכה , ולמרות נתון זה רובנו נוטים לקבל החלטות חשבות בצמתי דרך חשובים לאורך תהליך הבניה /או השיפוץ .מרוב "ערפל " קשה לנו לזהות את הנתיב הקריטי , מתקדמים בהתאם לפי "התוכניות והמשאבים " אך לא מודעים כי במעשינו אנו מעכבים את הפרויקט .
עיקרון ה- "הובלה "
העיקרון הוא פשוט מאד - "תהליך מובנה לזיהוי וביטול בזבוז דרך שיפור מתמיד". המטרה בסופו של דבר היא ליצר יותר, עם אותם המשאבים, כיצד ... ע"י ביטול הבזבוזים.
עקרון זה אינו חדש , עיקרון זה מגיע מענף התעשייתי והוא ניתן לביצוע גם בפרויקטי בניה ו/או שיפוץ .
עיקרון "ההובלה " דוגל כי כל צוות המתכננים של הפרויקט, יבנו יחד את תוכנית העבודה לתכנון הפרויקט, ולא כפי שנהוג ומקובל בדרך כלל, שמנהל הפרויקט קובע לבד את תוכנית העבודה ולוחות הזמנים. בשיטות העבודה היום, בעידן המחשבים, כל אחד יכול לראות באופן נפרד, (על צג מחשב), רק חלק מהתמונה הכוללת של הפרויקט. אך על מנת להבין תהליכים, להגיע לתובנות ולבצע שיפורים, חייבים כולם יחד, כל צוות התכנון, לראות את התמונה הכוללת של הפרויקט. על מנת לסנכרן את העבודה בין המקצועות השונים, ולעמוד בלוחות הזמנים, חייבים כולם יחד לראות ולהבין את כל שלבי הפיתוח. תוכנית העבודה צריכה להיות מוצגת בצורה ויזואלית וברורה, כך שכל בעל מקצוע יכול לראות בברור את הפעילויות שהוא צריך לבצע על ציר הזמן הכולל של תכנון הפרויקט, ואת כל הממשקים עם המקצועות האחרים. התצוגה הוויזואלית יוצרת מיקוד וחוסכת בזבוז זמן אדיר של הבהרות וויכוחים, כי העובדות מוצגות בצורה ויזואלית לפני כולם. הסדנה יוצרת דינאמיקה קבוצתית, סיעור מוחות, וסינרגיה, מה שמביא לחיזוי של בעיות עתידיות והזדמנויות לשיפורים, בסדר גודל יותר מאשר אילו כל אחד מצוות התכנון היה יושב בנפרד. לכן התוצאה הכוללת של תוכנית העבודה הכללית היא טובה לאין שיעור.
אופן ביצוע מיפויי וגיבוש תכניות העבודה
המטרה בסופו של דבר לבצע דיון כולל ומעמיק בכל המרכיבים של תכנון וביצוע הפרויקט על פי דרישות היזם המזמין ,ולגבש תוכנית העבודה כוללת של הפרויקט. לצורך מטרה זו ביצוע התהליך מספר מרכיבים:
1. צוות רב תחומי: כל אנשי הניהול, התכנון, הפיקוח והביצוע של הפרויקט ותכלול את: היזם, צוות ניהול התכנון של הפרויקט בראשות מנהל התכנון , צוות התכנון של הפרויקט, צוות הפיקוח של הפרויקט ומהנדסי הביצוע של החברה הקבלנית המבצעת (במידת האפשר).
2. כלי לביצוע מיפוי תוכנית העבודה: לוח עבודה גדול, או תוכנת ניהול פרויקטים ייעודית , כאשר ציר ה- X הוא ציר הזמן הקלנדארי, ועל ציר ה- Y מציבים את הגופים השונים השותפים לתכנון ולבניה, ופתקיות צבעוניות שבעזרתן מתעדים את הפעילויות .
3. מנהל הפרויקט שתפקידו להוביל ולהנחות את חברי הצוות בבניית תוכנית העבודה בעזרת הכלים הנ"ל.
תהליך ניהול הפרויקט מחולק ל -3 שלבים :
1. מיפוי תוכנית העבודה
2. איתור הבעיות וההזדמנויות לשיפורים
3. החלטה על פעולות לביצוע
על מנהל הפרויקט לתעד יחד את כל הפעילויות של כל הגורמים הלוקחים חלק בפרויקט ולמתב את התוצר לדף אחד הנקרא "תוכנית עבודה ",תוכנית עבודה אמיתית ואפשרית לביצוע, ובעיקר מקובלת ומאושרת ע"י הגורמים אשר לוקחים חלק בביצוע הפרויקט ,תוכנית עבודה אינטגרטיבית זאת משפיעה על:
• תכנון פרויקט בדיוק על פי דרישות הלקוח
• קיצור לוח הזמנים של התכנון ושל הבנייה
• הקטנה משמעותית של מספר טעויות, תיקונים ועדכונים של תוכניות העבודה
• הורדת עלויות התכנון והבנייה
• פישוט הביצוע והקטנת הטעויות והסיכונים בזמן הביצוע.
• מחויבות של כל הגורמים להצלחת הפרויקט בהתאם לתכנון ולמשאבים
בעיות שמתגלות במיפוי תוכניות עבודה
כאשר מכנסים את כל בעלי המקצוע יחד, עולות בעיות רבות שלא עלו בכל הישיבות הפרטניות שנערכו מול כל בעל מלאכה בתחומו . להלן פירוט של ליקויי תכנון אופייניים אשר צפויים להתגלות במהלך יצירת תוכנית העבודה :
קטעי מבנה מתוכננים חלקית בלבד – כאשר נכנסים לפרטים של כל חלקי המבנה בפרויקט, מתברר כי התכנון של שטחים או קטעים מסוימים אינם סגורים: מבחינת התכנון האדריכלי, הקונסטרוקטיבי, מערכות האלקטרומכניות ומערכות זרימת הנוזלים בפרויקט, וכל האינפורמציה התכנונית הקיימת היא חלקית בלבד. במקרה זה יש חשש כי השלמת התכנון בחלקים אלה תגרום לשינויים בחלקים שכבר תוכננו.
אי בהירות לגבי אחראיות – לעיתים מתברר כי בעבודות מסוימות בפרויקט לא הוחלט מי האחראי לתכנון ולביצוע שלהם, כדוגמת עבודות אשר התכנון המפורט נערך ע"י קבלן הביצוע ולא ע"י צוות התכנון המקורי. בכל מקרה יש להגדיר בצורה ברורה במהלך יצירת תוכנית העבודה את האחריות של כל צוות תכנון לעבודתו בפרויקט. יש לדאוג לכך כי כל עבודות התכנון והביצוע בפרויקט יוגדרו בצורה ברורה ומי אחראי לתכנון וביצוע. קטעי עבודה שלא הוגדר לגביהם האחראי יש חשש כי יגרמו לעיכובים בלוח הזמנים ולחריגות באומדן העלויות.
תוכנית עבודה לא עומדת במחויבויות – יש להגדיר בצורה ברורה מהם ההתחייבויות של צוות התכנון והביצוע בפרויקט בהשוואה להתחייבויות שלקח על עצמו היזם בפרויקט. יש תמיד חשש כי הפרויקט המתוכנן אינו חופף ואינו תואם את כל ההתחייבויות החוזיות של היזם. יש לבדוק האם כל ההתחייבויות של היזם ניתנות לתכנון בכפוף לאילוצים הקיימים בפרויקט.
התגלו חבילות עבודה חדשות שלא זוהו – כאשר ממפים בצורה ויזואלית בפני כולם את תהליך פיתוח הפרויקט עד לסיומו, מתגלות תמיד חבילות עבודה "שנפלו בין השולחנות", או שלא זוהו בתחילת הפרויקט, או שנוצרו עקב שינויי דרישות במהלך הפיתוח או שינויים מצד היזם .
צוותים לא התקדמו כי המתינו לדרישות – אחת הבעיות הראשיות הגורמות לעיכובים בפרויקטים הם המתנות לאינפורמציה כמו תיכון ארכיטקטוני, תכנון מבנה, אישורים של רשויות או נתונים אחרים הדרושים לכל בעלי המקצוע. בניהול השוטף, קשה לזהות זאת, כי אנשים מדווחים כי הם עובדים. אך אם מתשאלים אותם בפירוט איזה פעילויות הם מבצעים על ציר הזמן, ברזולוציה של ימים, מתברר כי אין להם את כל האינפורמציה הדרושה לבצע את העבודה.
אומדנים כספים חסרים – כאשר החלו ביזום ותכנון הפרויקט, הניחו כי כל המשאבים הכספיים יסופקו על בסיס אומדנים כספיים. בהליך העבודה בביצוע תוכנית העבודה מתברר במהרה כי העובדות שונות, וחלק מהעבודות לא נלקחו בחשבון בתכנון ובביצוע, ויש לשנות את האומדנים הכספים להגדלה ניכרת בעלויות מעבר לאלה שנצפו.
חוסר תקשורת בין האנשים – בעלי המקצוע השונים הלוקחים חלק בתהליך הבניה ,אינם נפגשים בתדירויות הרצויות. חוסר תקשורת רצופה גורם לביצוע פעילויות לא מתואמות, חזרה כמה פעמים על אותן פעילויות ולפעמים גם ביצוע פעילויות מיותרות. מה שחמור עוד יותר זו התופעה שהמתכננים "מאוהבים" במה שביצעו, ואם ממתינים הרבה זמן, צריך הרבה "אנרגיה" לשנות את התיכון.
אי זיהוי וטיפול בבעיות וסיכונים פוטנציאלים – מנהל הפרויקט אינו מסוגל לבדו לאתר את כל הבעיות והסיכונים הפוטנציאליים אשר יכולים לגרום לשיבושים בפרויקט שעלולים לגרום להארכת לוח הזמנים ולחריגה בעלויות המתוכננות. לעומת זאת, כאשר כל צוות הניהול התכנון והביצוע של הפרויקט מכונסים יחד במטרה מכוונת, כאשר כל תכנית העבודה המשותפת פרושה לפני כולם, וכל הנוכחים ממוקדים אך ורק בפרויקט הנדון, ניתן ואפשר לאתר ולדון בכל הבעיות והסיכונים הפוטנציאלים. עם כל אחד מהנוכחים בתחום המומחיות הספציפי המיוחד שלו, ניתן להגיע לפתרונות משותפים לבעיות ולסיכונים שנצפו, ופתרונות אשר ישלבו את מירב הידע והניסיון של כל המשתתפים. היעילות והיתרון של הסדנה בפיתרון בעיות וסיכונים פוטנציאלים עולים לאין ערוך על כל מצב אחר בתהליך התכנון.
סוף דבר
אלמלא "תוכנית העבודה " , כל הבעיות הנ"ל היו מתגלות בשלב מאוחר של הפרויקט במהלך העבודה , ומן הסתם היו גורמות להמתנות ולבזבוזי כספים רבים. טיפול ממוקד בכל הבעיות הנ"ל, מאפשר עמידה בלוחות הזמנים במינימום משאבים ובמינימום חיכוכים בין כל הגופים המשתתפים . רק עבודה בצוות יביא פרויקט מוצלח העומד בדרישות הלקוח, בעלות הדרושה, באיכות הדרושה ובזמן.
